Frequently Asked Questions
DocuSign ist ein Anbieter für eine Plattform zur Signierung von Dokumenten unter Einbindung von externen Vertragspartnern. DocuSign ist mit einer der am weitesten verbreiteten Anbieter auf dem Markt Quasi-Standard, weshalb die Plattform DocuSign auch in der DZ BANK verwendet wird.
Die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ werden oft gleichbedeutend verwendet, bezeichnen aber eigentlich verschiedene Dinge. Beide werden digital erstellt und auf Dokumenten angewendet. Allerdings können digitale Signaturen zusätzliche Sicherheit bieten, indem mithilfe einer speziellen Technologie die Signatur verschlüsselt und die unterzeichnende Person authentifiziert wird (z.B. 2-Faktoren-Authentifizierung, Zertifikate). Digitale Signaturen sind also eine bestimmte Art von elektronischer Signatur und haben eine höhere Beweiskraft. In unserer Bank sprechen wir von „einfachen“ eSignaturen (siehe „elektronische Signatur“) und „fortgeschrittenen“ oder „qualifizierten“ eSignaturen (beide letztere entsprechen den o.g. digitalen Signaturen).
Mit der Veröffentlichung der europäischen eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates aus 2014) und der Umsetzung in das nationale Recht (eIDAS-Durchführungsgesetz aus 2017) wurden die gesetzlichen Grundlagen für die elektronische Unterzeichnung von Verträgen geschaffen.
Nein, um von der DZ BANK mittels DocuSign versendete Dokumente zu signieren ist kein Vertrag mit der DZ BANK oder DocuSign nötig. Jedoch wird für eine qualifizierte Unterschrift (QES) ein lokales Unterzeichnerzertifikat entsprechend eIDAS Verordnung benötigt.
Ja, es gibt nur wenige Ausnahmen, welche noch eine händische Unterschrift benötigen. Bitte sprechen Sie dazu Ihre Ansprechpartner in der DZ BANK an.
Grundsätzlich können alle Verträge/Dokumente/Formulare im geschäftlichen Verkehr mit der elektronischen Signatur unterschrieben werden. In einigen Fällen ist weiterhin eine WetInk Unterschrift notwendig. Bitte sprechen Sie dazu Ihre Ansprechpartner in der DZ BANK an.
Im Alltag sind wir immer wieder mit betrügerischen E-Mail konfrontiert. So kann es auch Versuche geben, Sie mittels gefälschter, angeblich von DocuSign kommender E-Mails, auf gefährliche Internetseiten zu leiten. An den folgenden Punkten können Sie erkennen, dass die Aufforderung von uns versendet wurde:
- Der korrekte Absender lautet: DocuSign EU System
- Die E-Mail enthält den Namen und die E-Mailadresse eines Mitarbeitenden der DZ BANK.
- Es wird das Logo der DZ BANK AG angezeigt (evtl.müssen Sie dazu in Ihrem E-Mailprogramm das Laden der Bilder aktivieren)
Falls Sie aus Sicherheitsgründen nicht dem Link folgen wollen, gehe Sie auf die Internetseite "https://www.docusign.com/" und dort auf "Access Documents" bzw. "Auf Dokumente zugreifen" (ganz oben rechts auf der Seite). Auf der sich dann öffnenden Seite geben Sie den in der E-Mail unter alternative Signiermethode angegebenen Sicherheitscode ein.
Als Empfangsverwalter geben Sie an, wer den Vertrag unterzeichnen soll. Bitte prüfen Sie das Dokument entsprechend Ihrer internen Anweisungen und geben dann die Unterzeichner mit Namen und E-Mail-Adresse ein.
Sie haben eine solche E-Mail erhalten:
In dieser Mail klicken Sie bitte auf den Button "Dokument einsehen". Alternativ können Sie auch über den weiter unten in der Mail angegebenen alternativen Weg über die Seite www.docusign.com/de-de unter Eingabe des Sicherheitscodes in die folgende Ansicht gelangen:
In der Standardansicht werden nur die Eingabefelder für den ersten Unterzeichner angezeigt. Durch Anklicken des kleinen Pfeils rechts neben weiteren Empfängern können Sie auch die dazugehörigen Felder ausklappen.
Wenn Sie die Empfänger angegeben haben, wählen Sie den Button "Fertigstellen". Die eingetragenen Empfänger werden in der angegebenen Reihenfolge per E-Mail zum Unterzeichnen aufgefordert.
Durch Auswählen des Buttons "Dokument einsehen" können Sie das vollständige Dokument einsehen.
Hier können Sie das vollständige Dokument prüfen, mittels der mittig über dem Dokument angezeigten Buttons das Dokument drucken oder als PDF herunterladen.
Durch Auswahl von "Empfänger angeben" gelangen Sie wieder in die Ansicht, um die Empfänger einzugeben.
Sie wurden aufgefordert, eine qualifizierte elektronische Signatur zu leisten. Dazu ist es nach der eIDAS-Verordnung (Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates aus 2014) notwendig, einen zertifizierten Vertrauensdienstleister einzubinden, der die Unterzeichner identifiziert. Siehe dazu auch auf der eSignatur-Startseite unter "3. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)"
Zum Herunterladen der Vertragsdokumente öffnen Sie den Vertrag über die von DocuSign versendeten E-Mail. In der Vertragsansicht gibt es oben neben dem Drucksersymbol einen Symbol mit einen nach unten gerichteten Pfeil. Hier können Sie die Dokumente als PDF herunterladen und lokal speichern.
Wichtig: Bei qualifiziert elektronisch signierten Dokument die Dokumente getrennt herunterladen, nur so bleibt die qualifizierte elektronische Signatur erhalten.
Wenn Sie einen Dokument nicht selber signieren wollen, können Sie diesen auch einer anderen Person zuweisen. Öffnen Sie dafür das Dokument, in dem Sie in der E-Mail "Dokument einsehen" auswählen. Das Dokument öffnet sich im Browser. Klicken sie nun auf das kleine Dreieck / Pfeil neben "Weiter". Es öffnen sich weitere Optionen, hier wählen Sie bitte "Anderer Person zuweisen" aus.
Wenn die Option "Anderer Person zuweisen" nicht angeboten wird kann nur der Absender des Dokumentes dieses einer anderen Person zuweisen.
Es öffnet sich ein Dialog, geben Sie hier bitte Namen und E-Mailadresse der Person ein, die den Vertrag unterzeichnen soll.
Sobald Sie "zuweisen" wählen wird die von Ihnen eingetragene Person an Ihrer Stelle als Unterzeichner in den Vertrag aufgenommen. Docusign versendet automatisch eine E-Mail, um diese Person zu informieren.
